Esta estrategia de planificación te ahorrará horas a la semana

Adoptar un calendario escalonado puede reducir la cantidad de tareas múltiples que realiza y optimice su plan de trabajo.



Es comúnmente sabido que la multitarea no es efectiva. El cerebro consume más tiempo al cambiar entre tareas, lo que puede llevar más de lo habría hecho si hiciera cada tarea por sí solo. ¿Y si miras tu semana laboral bajo la misma perspectiva? Rahul Vohra, fundador y director ejecutivo de plataforma de correo electrónico Superhuman, descubrió que mezclar tareas en un día puede conducir a una forma ineficaz de ejecutar su semana.


"Cualquiera que haya estado en una función directiva se encontrará con este problema”, dice. "Sus [reuniones] individuales se realizarán al azar, dispersas a lo largo de la semana, las reuniones de equipo se realizan siempre que todo el mundo está libre y hay poco tiempo para concentrarse y hacer un trabajo profundo. Esto es todo lo contrario a dirigir una empresa con intencionalidad”.

En cambio, Vohra sugiere implementar un calendario escalonado, un método que todos en Superhuman siguen:



CÓMO FUNCIONA


Los lunes están reservados para reuniones individuales (one-to-one) y las reuniones de equipo se llevan a cabo los martes y / o miércoles. Simple, pero efectivo.

"Si dirige un equipo, haga su reunión de equipo los miércoles y apile todos tus uno a uno los martes ”, dice Vohra. "Si sus mandos intermedios lideran equipos, pídales que hagan sus reuniones de equipo los martes y apile todos sus uno a uno los lunes”. Así sucesivamente.



LOS BENEFICIOS


Adoptar un enfoque escalonado de los calendarios tiene una serie de beneficios.

Primero, la información y el conocimiento pueden moverse a través de la empresa rápida y eficientemente.


"Una empresa pequeña puede reaccionar y arreglar las cosas, pero a medida que las empresas escalan, la información se mueve lentamente ”, dice Vohra. "Si hay un problema en la primera línea, se puede discutir en persona el lunes. Así ,puede ser resuelto por el equipo directivo el miércoles. Se necesitan, en general, dos días para que la información de viaje de esta manera ".


Otro beneficio es que los problemas a menudo se resuelven en el camino, ahorrando tiempo a un líder.

"Por ejemplo, en tu equipo de reunión de los miércoles, es posible que escuche: "Este problema surgió el lunes, lo discutimos en equipo el martes, y aquí está la solución que nos gustaría implementar.”, dice Vohra. "Para cuando las cosas me llegan, por lo general, llegan con una solución ".

Cuando escalona reuniones, deja días abiertos para un trabajo profundo.

Los líderes tendrán el lunes, gran parte del miércoles y todo el jueves y el viernes libre para hacer las tareas que solo ellos pueden hacer y que requiere su plena concentración. Si bien el calendario está diseñado para líderes de nivel C, Vohra dice que toda la empresa se beneficiará con días liberados para hacer un trabajo profundo.


Si se produce un problema en un día libre, determine si realmente es un problema o si puede ser delegado. “Calculo que [un calendario escalonado] agrega 10 horas de tiempo productivo de vuelta a mi semana ”, dice Vohra. "Me devuelve días, pero también elimina esos 5-10 minutos de tiempo de inactividad que hay entre reuniones cuando se distribuyen durante la semana. Esos minutos comen el día. No tendrás ese tiempo de inactividad si cumple con este programa.”


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